Salesforce is de onbetwiste marktleider als het gaat om customer relationship management (CRM) platformen. Meer dan 150.000 bedrijven over de hele wereld vertrouwen op Salesforce voor het beheren van hun klantdata – van het verzamelen en converteren van leads tot kansen, het beheren van klant- en marktinformatie, het extraheren van inzichten uit de gegevens tot het delen van informatie binnen en buiten de organisatie. Het is duidelijk dat Salesforce daarmee het commerciele hart van een organisatie is. Maar hoe veilig is het belangrijkste bezit van een organisatie, de data? Hoe staat het met de backup van deze data? In dit artikel meer achtergrond.

De native back-up- en herstelservice van Salesforce:

Salesforce biedt zelf ook met een extra licentie functionaliteit voor backup. Echter volgens brancheanalisten (en zelfs een Salesforce best-practices blog) kan het gebruik van de native back-up- en herstelmogelijkheden de volgende nadelen hebben:

  • Het duurt 6 tot 8 weken voor data backup recovery time objective (RTO)
  • Salesforce Data Recovery Service is erg duur en kost $ 10.000 per herstel per organisatie
  • Back-up dekt geen essentiële Salesforce-metagegevens. U mist aangepaste velden, paginalay-outs, rapporten, dashboards en back-ups van aangepaste code.
  • Salesforce beëindigde zijn Data Recovery Service in juli 2020, onder verwijzing naar kwaliteitsproblemen, maar deze werd in maart 2021 nieuw leven ingeblazen nadat klanten een native back-upservice eisten.
  • Salesforce stelt voor om back-ups van derden te gebruiken als onderdeel van de strategie voor gegevensback-up.

7 Redenen waarom u back-ups van derden nodig hebt

Naast de bovenstaande nadelen zijn er veel redenen waarom Salesforce-gegevens moeten worden geback-upt met een back-up- en hersteloplossing van derden. Laten we enkele van de belangrijkste redenen onderzoeken:

1 – Salesforce beveelt het aan

Salesforce: “Er zijn een aantal oplossingen voor gegevensback-up aangeboden door onze partners op onze AppExchange. Sommige hiervan zijn uitgebreider omdat ze u in staat stellen om back-ups van zowel uw gegevens ALS uw metagegevens te automatiseren en een mechanisme bieden waarmee u die gegevens gemakkelijk kunt herstellen en zoeken naar back-up van zoekwoorden. We raden klanten aan om meerdere aanbiedingen te controleren en de beoordelingen van andere klanten te controleren voordat ze een van deze aanbiedingen selecteren.”

2 – Per ongeluk verwijderen

Overweeg deze verklaring rechtstreeks van Salesforce best practices om een back-up van gegevens te maken:

“Zelfs met de beste bedoelingen komt het voor dat gebruikers en beheerders grote hoeveelheden gegevens hebben verwijderd of records hebben gewijzigd, om zich later te realiseren dat er een fout is gemaakt. Met tools zoals de “Data Loader” is het heel eenvoudig om records massaal te verwijderen of bij te werken. En een eenvoudige fout in uw bronbestand of veldtoewijzing kan een ramp betekenen voor uw gegevens. Het wordt derhalve aanbevolen om regelmatig een back-up van uw gegevens te maken en een handmatige point-in-time back-up te maken voordat u doorgaat met een groot gegevensproject binnen uw organisatie. Per ongeluk verwijderen blijft met een percentage tot 70% de belangrijkste oorzaak van Salesforce-gegevensverlies.”

3 – Cybersecurity-aanvallen

Salesforce bevindt zich in het hart van de waardeketen en host enorme hoeveelheden gevoelige klantgegevens. En is daarmee een belangrijk doelwit voor cyber aanvallen.

Helaas werden in 2019 de gegevens van een cloudgebaseerd e-commerceplatform en kinderkledingbedrijf, Hanna Andersson, blootgesteld aan een malware die Salesforce infiltreerde. De inbreuk bracht een aanzienlijk deel van de klantgegevens in gevaar, waaronder creditcardgegevens en persoonlijke id’s. De hackers verzamelden gegevens van ongeveer 10.000 consumenten in het hele land en verkocht ze door aan criminelen op het darkweb.

Met de verfijning van cyberaanvallen in gedachten, is het belangrijk om te overwegen wat de impact van een inbreuk op de beveiliging op uw organisatie is en wat uw gegevensbeschermingsplan is om deze aanvallen te beperken.

Een gescheiden cloud back-up dienst is een belangrijk onderdeel van Best Practices voor gegevensbescherming. Met betrouwbare back-ups en snel herstel in geval van een calamiteit, heb je niet alleen gemoedsrust dat gegevens (en metagegevens) kunnen worden hersteld wanneer nodig, maar ook dat je voldoet aan Compliancy regels.

4 – Onvoorspelbare (en hoge) kosten

Professionele Services kosten zijn hoog, zo hoog als $ 10.000 per herstel, per organisatie. Een separate en gespecialiseerde Backup Provider voor Salesforce biedt dit voor een voorspelbare en veel lagere all-in prijs per gebruiker, per maand aan.

5 – Beperkte bewaartermijn voor gegevensback-ups

Maakt uw klantdata deel uit van uw langetermijnstrategie? Salesforce-back-up is beperkt tot een maximale bewaartermijn van 90 dagen. Een externe back-upprovider kan daarentegen de flexibiliteit bieden om gegevens te bewaren, van één jaar tot maximaal 99 jaar.

6 – De zeldzaamheid van back-ups en het ontbreken van automatisering

Met Salesforce Data Export Service kunt u elke zeven dagen (of 29 dagen, afhankelijk van de Salesforce-editie) een back-up maken. Bovendien worden gegevenssets groter dan 512 MB geëxporteerd naar meerdere zip-bestanden.

In vergelijking hiermee biedt een externe back-upprovider u complete, geautomatiseerde dagelijkse back-ups met gegevens en metagegevens op een tijd- en gebruiksvriendelijke manier. Verder bieden ze tracking en monitoring van de nieuwste back-up en uw back-upgeschiedenis.

7 – Matige gebruikerservaring en slechte herstelopties

Wanneer u objecten moet herstellen, is het handmatig omgaan met meerdere zip-bestanden van 512 MB resource-intensief. Een back-up van derden kan u de volgende extra functies bieden:

  1. Inzoomen op specifieke objecten
  2. Een zoekoptie om direct verwijderde of gewijzigde gegevens te zoeken en te herstellen
  3. Granulair herstel
  4. Metagegevens vergelijken en herstellen
  5. Permanent verwijderde records herstellen
  6. Navigeer door snapshots van eerdere gegevensversies en herstel

Kan uw bedrijf het zich veroorloven om bedrijfskritische gegevens gedurende 6 tot 8 weken te verliezen? Kan uw budget onvoorspelbare kosten tot Euro 10.000 aan? Kunt u tijdrovende, handmatige herconfiguraties uitvoeren als gevolg van verlies van metagegevens met Salesforce-back-up?

In plaats van u zorgen te maken over wanneer gegevensverlies zal optreden, kunt u door een externe back-upprovider te gebruiken, gegevens en metagegevens binnen enkele minuten herstellen – tegen een voorspelbare prijs – ongeacht wat er gebeurt.

Neem contact op voor meer informatie en keuzes.